درگاه الكترونيك چهاربرگ

خلاصه: GroupWare یک گروه افزار متن باز است که امکانات و قابلیت های بسیاری را در اختیار یک سازمان یا شبکه قرارمی دهد...

گروه افزار

سر صفحه ها

1. معرفی گروه افزار GroupWare

2. معرفی برخی پیمانه‌ها

3. ویژگی‌ها

4. آدرس سایت

5. تصاویر گروه‌افزار

معرفی گروه افزار GroupWare

GroupWare یک گروه افزار متن باز است که امکانات و قابلیت های بسیاری را در اختیار یک سازمان یا شبکه قرارمی دهد این نرم افزار مبتنی بر وب می باشد و براساس نرم‌افزار قدرتمند eGroupware ایجاد شده است. لذا کاربران آن می توانند از طریق سکوی های کاری مختلف و در زمان ها و مکانهای دلخواه به داده های خود دسترسی داشته باشند. (بدون وابستگی به سیستم عامل و پایگاه داده).

این گروه افزار در دو نسخه ارائه می‌شود:

· نسخه آزاد/متن باز

· نسخه تجاری

همان گونه که ذکر شد، گروه افزار  دارای امکانات متعددی است که در این قسمت به معرفی و مروربرخی از این قابلیت‌ها پرداخته می شود.

معرفی برخی پیمانه‌ها

➢پیمانه تقویم (Calendar):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: مدیریت زمان‌بندی گروه‌ها، منابع و حتی تماس‌ها - همچنین مدیریت قرار ملاقات های خصوصی و مشترک

➢پیمانه دفترچه آدرس (Address Book):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: مدیریت اطلاعات مشتریان و نیز اتصال به سایر پیمانه‌های نرم‌افزار، این پیمانه قابلیت افزودن فیلدهای سفارشی را نیز دارا می‌باشد که در مورد مشتریان و کارکنان سازمان می توان فیلدهای خاص را اضافه نمود.

➢پیمانه رایانامه (FelaMiMail):

قابلیت های این پیمانه عبارتنــد از: دریافت و ارسـال email با قابلیت اتصال به سایر پیمانه‌های نرم‌افزار مانند address book

➢پیمانه InfoLog:

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: مدیریت روابط مشتری، مدیریت وظایف (tasks)، اتصال با پیمانه های addressbook، calendar و projectmanager، ثبت کلیه فعالیت های مربوط به یک تماس/آدرس

➢پیمانه مدیریت پروژه (Project Manager):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: برنامه ریزی، زمان بندی و مدیریت پروژه ها، اتصال با پیمانه های infolog، calendar وtimesheet

➢پیمانه منابع (Resources):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: انبارداری منابع پروژه ها و رزرواسیون با قابلیت اتصال به پیمانه calendar

➢پیمانه مدیریت پرونده‌ (File Manager):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: نگهداری و مدیریت پرونده‌ ها، به اشتــراک گذاری پرونده‌ها با تعیین حقوق دسترسی

➢پیمانه مدیریت سایت (SiteMgr):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: تولید و نگهداری محتوای سایت، تولید محتوا با استفاده از خروجی پیمانه‌های دیگر، قابلیت مدیریت چندین سایت مختلف

➢پیمانه گردش کار (Work Flow):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: مدیریت گردش‌کار، دارای دو قابلیت برجسته: اول ایجاد و مدیریت فرایندهای گردش‌کار از طریق یک واسط گرافیکی، دوم واسطی برای برنامه نویسان جهت اتصال قابلیت های این پیمانه به پایگاه‌داده و پیمانه های دیگر

این پیمانه یکی از مهمترین و سودمندترین امکانات گروه افزار میباشد. چرا که استفاده صحیح از آن کلیه مزیت های اتوماسیون اداری را برای یک سازمان به ارمغان می آورد. به جهت اهمیت این موضوع کمی بیشتر به شرح چگونگی عملکرد این پیمانه پرداخته می شود:

تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. هر فرآیند به بخش های مختلف تقسیم و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده شده و انجام می شود. بر این اساس توسط پیمانه مدیریت گردش کار،می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات زمان بندی و فازبندی، فرآیند را به وظایف کوچکتر تقسیم کرد؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده، بلکه نمایش دهنده زمانبندی انجام فرآیند نیز می باشد. بخش مدیریت گردش کار در کنار سیستم هشدار (Alert) و یا ارسال پیام از تقویم شخصی، می تواند کمک موثری در نظارت و پیش برد آن فرآیند نماید. در انتها توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این حسن را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی پروسه را اصلاح کنند تا در زمان بندی ها صرفه جویی شود

➢پیمانه نظرسنجی (Polls):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: ایجاد، نمایش و ارزیابی نظرخواهی.

➢پیمانه چوب الف (Bookmarks):

قابلیت های این مـاژول عبارتند از: مدیریت و به اشتــراک گذاری چوب الفها، توانــایی ورود چوب الفها از نرم‌افزارهایی چون mozilla, IE و Outlook

➢پیمانه اخبار (NewsAdmin):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: واردکردن ، مشاهده ، مدیریت و دسته‌بندی اخبار

➢پیمانه گزارش کار(TimeSheet):

این پیمانه به منظور درج و گزارش گیری ساعات کارکرد کارکنان یک سازمان استفاده می‌شود. از امکانات بسیار مفید این پیمانه قابلیت دسته بندی کارها و گزارش گیری بر اساس دسته بندی می باشد که در سازمانهایی که برپایه پروژه و زیر پروژه ها کار می‌کنند بسیار مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین این پیمانه قابل اتصال به پیمانه مدیریت پروژه نیز می باشد. دیگر قابلیت این پیمانه امکان پیوست کردن پرونده به گزارش کار می باشد.

➢پیمانه تنظیمات (Preferences):

قابلیت های این پیمانه عبارتند از: مدیریت تنظیمات فردی نرم افزار از قبیل تنظیمات گرافیکی, نحوه دسترسی به پیمانه‌های مختلف, تنظیم اطلاعات شخصی, تغییر کلمه عبور و ...

➢پیمانه سامانه دانش(Knowledge Base):

این پیمانه سازمان را قادر می سازد تا به مدیریت و ایجاد پایگاه دانش از قبیل پرسش و پاسخ و مدیریت مقالات علمی، همچنین جستجوی بین آنها بپردازد.

➢پیمانه مدیریت اسناد(DMS):

این پیمانه به منظور مدیریت و ذخیره اسناد استفاده گردیده و کلیه اسناد را با دسته بندی پوشه ای نگهداری نموده و امکان تعیین حق دسترسی، ذخیره نسخه های مختلفی از یک سند و قابلیتهای اتصال اسناد به یکدیگر را دارا می باشد.

➢پیمانه ثبت نام(Registeration):

با این پیمانه میتوان در برنامه ثبت‌نام نمود و از امکانات از پیش تعیین شده توسط مدیریت برای کاربران ثبت‌نامی استفاده نمود. این امکان برای گروههائی استفاده می‌شود که اعضاء مشخص شده اولیه‌ای ندارد و بصورت آزاد عضو می‌پذیرند.

➢پیمانه ابزارهای ترجمه(Developer Tools):

این پیمانه برای ترجمه عبارات ترجمه نشده سیستم مثلاً از زبان انگلیسی(مبدأ) به زبان فارسی (مقصد)پیش‌بینی شده‌است

➢پیمانه فرم‌ساز(etemplate):

این پیمانه برای ایجاد فرم است که بصورت گرافیکی و با رابط بسیار ساده فرمهای قالب‌دار بر پایه xml تولید میکند

➢پیمانه ویکی(Wiki):

این پیمانه امکان ایجاد و مدیریت ویکی (مجموعه‌ای از صفحات ومحتوای الکترونیکی که توسط جمعی از کاربران بصورت پویا تولید می‌شود) را در اختیار کاربر قرار میدهد.

➢پیمانه مدیر(Admin):

فعالیتهای مدیریتی سیستم توسط مدیر سیستم در این پیمانه انجام میشود. از جمله این فعالیتها میتوان به پیکربندی پیمانه‌ها و همچنین ایجاد حساب کاربر / گروه کاربر و . . . اشاره نمود.

➢پیمانه خانه(Home):

این پیمانه صفحه خانگی (شخصی) کاربر میباشد.مزایای استفاده از سیستم گروه‌افزار متن‌باز  ( GroupWare)

ویژگی‌ها

یکی از مزایا و قابلیت های مهم این گروه‌افزار امکان دسته بندی عمومی و اختصاصی امور در هر یک از پیمانه های می‌باشد که باعث افزایش توان گزارش گیری و تعدد گزارشات مدیریتی خواهد شد.

به طور کلی امکانات این گروه افزار قادر است کلیه فرایندهای اداری یک سازمان را تحت پوشش قرار داده و سبب افزایش سرعت و دقت در انجام امور خواهد شد. ضمن اینکه پایایی، قابلیت اطمینان و میزان کارایی این نرم افزار نیز در حد بسیار مطلوبی قرار دارد.

از آنجایی که گروه افزار GroupWare آزاد/متن باز می‌باشد، مزایای این طرح عبارتند از:

* صرفه جویی در هزینه ها

- مجوز

- آموزش

- ارتقا

- سخت افزار

* افزایش بهره وری و منابع آموزشی

- در اختیار داشتن کد منبع - وجود انجمن های متن باز

* افزایش سطح علمی کارمندان و کارشناسان

* افزایش درآمد سازمان به واسطه بهبود فرایندها

* عدم وابستگی به تکنولوژی های برون مرزی

* دریافت پشتیبانی از گروه بازاريابي و نرم افزاري چهاربرگ به عنوان یکی از معتبرترین مراکز کشور

نکته : این بسته نرم‌افزاری میتواند برای گردش مکاتبات ، کارتابل الکترونیکی ، اتوماسیون اداری و . . . در کوتاهترین زمان ممکن سفارشی‌سازی شود.